La mejor carta de recomendación es un buen escrito.

Un buen escrito es el aliado para nuestro negocio.

La palabra escrita es una de las principales formas de comunicación con las demás personas, ya sea por medios impresos en papel o electrónicos, pues permite que el receptor lo pueda leer varias veces para analizar a profundidad las ideas en él plasmadas y, tras entenderlo con claridad, dar la respuesta adecuada. Sin embargo, cuando su redacción no es precisa produce errores de comunicación, con lo cual da paso a malos entendidos o imágenes falsas de quien emitió ese mensaje.

Nunca he dejado de asombrarme por la gran cantidad de profesionistas (secretarias, profesores, abogados, ingenieros, médicos, contadores y todo tipo de licenciados) que no saben redactar correctamente un texto, ya sea para efectos laborales, administrativos o didácticos, siendo esto una pésima tarjeta de presentación.

Cada escrito es el reflejo de la forma de pensar de su emisor, de su estructura mental, toda vez que para proceder a la transmisión de las ideas primero las estructuramos mentalmente para saber con precisión el contenido y la forma de que queremos comunicar, según el objetivo que perseguimos y el receptor. En el proceso mental, traducimos nuestros pensamientos en sonidos, nos platicamos a nosotros mismos el mensaje a transmitir, y por último, nos dictamos lo que debemos escribir. Por esta razón se ha comprobado que el modo de pensar define la manera de hablar y esta a su vez la forma de escribir.

Así, cuando el escrito está debidamente estructurado, con una secuencia lógica, las palabras son correctas y variadas, retrata a su emisor como una persona con ideas claras, que domina su tema, serio y puede dar los resultados que se esperan en la relación de negocios. Al contrario, cuando el escrito es confuso, con faltas de ortografía y de sintaxis, con un lenguaje pobre, nos presenta a un profesionista descuidado, con una estructura mental donde predominan las ideas inconexas, incoherentes y desordenadas, por lo cual puede ser menos eficiente, con menor calidad en la prestación de sus servicios profesionales. Pero además, cada uno de ellos refleja positiva o negativamente la imagen de la empresa a la cual pertenece.

Es conveniente tomar en consideración que muchas veces en el trabajo, para hacer las cosas más fácilmente y ahorrar tiempo, se siguen formatos o “machotes”, los cuales nos garantizan una calidad y estilo determinados; se busca sean breves, directos y serios, pero cuando se hacen mal o pierden toda cualidad estética, provocan que el lector los rechace o no los entienda, con la consecuente ruptura del canal de comunicación. Si bien es cierto que en los escritos de trabajo (una carta, oficio, informe, bitácora, acta de inspección, contrato, minuta, etc.) no se busca hacer obras de arte literario, por lo menos han de tener ciertas normas de calidad para hacer que el destinatario lo lea y cumpla su objetivo en el sentido que deseamos.

Un buen escrito es el mejor aliado para nuestro negocio, nos sirve para enamorar a nuestro cliente dándole a conocer las bondades de nuestro producto o servicio. Coadyuva en el proceso de afianzar las relaciones con los clientes o proveedores precisando todos los detalles. Es la mejor herramienta para indicar a los trabajadores los procedimientos de trabajo y para transmitir puntualmente las instrucciones con absoluta claridad, con lo cual se evita la pérdida de tiempo y el desperdicio de materias primas que implica el retrabajo para corregir los errores cometidos como consecuencia de una mala comunicación.

Los signos de puntuación proporcionan claridad, ritmo y énfasis.

Claridad al separar las oraciones en el lugar preciso donde las ideas lo requieren, o al agrupar adecuadamente los elementos del enunciado, además de englobar las frases explicativas o secundarias. Indican donde empieza y termina cada idea. Estos signos nos permiten hacer las pausas para respirar y con ello, aunado a la extensión de los sonidos de las palabras, imprimen el ritmo, la velocidad con la cual hay que leer, y si a ello le adicionamos el énfasis señalado por los mismos signos, entre los que se incluyen los de interrogación y admiración, la palabra escrita externa su musicalidad, la armonía agradable al espíritu.

Muchas veces, desde pequeños nos peleamos con los acentos, esa pequeña tilde sobre las vocales de las sílabas tónicas, consideramos que se inventó solamente para complicarnos la existencia, así algunos escriben todo en mayúsculas creyendo que no lo requieren, cuando la Academia de la Lengua desde hace medio siglo precisa que las mayúsculas también deben acentuarse. Si bien, el acento precisa la sílaba en la cual debemos hacer un mayor énfasis, también nos sirve para diferenciar el significado de las palabras, pues no es lo mismo “una mujer publica” que “una mujer pública”; “el bebé” que “él bebe”. Ayuda a distinguir los tiempos y personas verbales en el presente cuando “tomo agua” y en el pasado “tomó agua”; del presente “llevo un bulto de cemento”, al pasado “llevó un bulto de cemento”.

Similar diferencia hace una simple letra cuando se trata de palabras homófonas, cual sucede con “ay, hay, ahí, allí”, o también “a ver y haber”, “vaya, valla, baya”, y a veces nos dan conceptos totalmente opuestos como “cima y sima”. Podemos seguir enunciando un sinfín de ejemplos de confusiones provocadas por un acento o una letra, por eso es mejor usarlos correctamente.

En primaria nos enseñan la estructura tradicional de la oración en sujeto, verbo y complemento, pero la sintaxis, esa “parte de la gramática que enseña a coordinar y unir las palabras para formar las oraciones y expresar conceptos”, nos da libertad jugar con las palabras, a veces podemos empezar con el verbo o con un complemento, así resaltamos las ideas para que nuestro lector las capte justo como queremos. Pero cuando rompemos las reglas básicas del orden sintáctico expresamos barbaridades ilógicas e incoherentes como los “seguros para hijos de recién nacidos a 18 años”, es decir, los recién nacidos tienen hijos.

En resumen, el perfeccionismo del entorno laboral, cada vez más exigente para elevar el nivel de competitividad, especialmente en lo que se refiere a los sistemas de mejora continua, exige la redacción rápida, con el menor número de errores gramaticales, de sintaxis, de contenido, como lo señalan los programas de calidad de las empresas, tanto del sector público como del privado.

Como si fuera un esquema de educación continua, todos debemos seguir estudiando la gramática,

una de las herramientas básicas de los comunicadores, ya que la palabra escrita es de gran importancia para la transmisión de los conocimientos y cualquier tipo de comunicación. Estudiemos cotidianamente la gramática para así aprovechar la riqueza de nuestro idioma, la amplitud de los recursos que nos presenta para adecuar las ideas a las palabras y expresar exactamente lo que deseamos, sin dejar nada a la imaginación o interpretación desviada de nuestros lectores.

Phillip H. Brubeck G.